关于下发重点工程建设项目档案管理实施办法的通知

关于下发重点工程建设项目档案管理实施办法的通知

（公运股份办〔2012〕58号）

    为进一步加强股份公司重点工程建设项目档案管理，建立健全重点工程建设项目档案管理制度，充分发挥档案管理在企业经济建设中的作用，根据《浙江省重点建设项目档案管理暂行办法》结合股份公司重点工程建设项目实际，制定本实施办法。
    一、股份公司重点工程建设项目档案
是指从重点工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工验收的全过程中形成的具有利用价值和保存的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。目前股份公司重点项目为：公运大厦项目、宁波南综合客运枢纽汽车南站项目、宁波市旅游服务中心项目。
    二、股份公司重点工程建设项目档案管理体制、组织机构及职责
    1、管理体制：根据统一领导、分级管理原则，股份公司工程建设部门、投资发展部门、合同管理部门等要将档案工作纳入项目管理之中，重点工程建设项目的建议书、选址文字材料、可行性研究报告和批复、环境影响报告文字材料、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、招投标工程资料、会议纪要、合同协议、设计施工图、竣工图、竣工验收资料、工程审计文件材料、决算报告、消防合格验收资料等涉及项目相关资料的形成、积累、提交归档；在下达计划、检查进度、验收项目的同时，部署、检查、验收档案；综合档案室监督、检查和指导重点建设项目有关文件资料的归档整理工作，并参加相关重点工程建设项目档案的验收工作。
    2、组织机构：重点工程建设项目档案工作领导小组组长由重点工程建设项目分管领导担任，成员由基建物业部、投资发展部、法规信息部、综合办公室，以及招、投标监察部门等负责人组成，档案工作领导小组办公室设在综合档案室。
    3、档案室专职档案人员职责：贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策；建立健全本单位档案工作的规章制度；统一管理重点工程建设项目的档案，维护档案的完整与安全，开发利用档案信息为重点建设服务；负责监督、检查和指导设计单位、施工单位、监理单位的项目竣工文件编制和项目档案整理。参加重点工程建设项目档案的竣工验收和鉴定工作。
    各部门兼职档案人员职责：学习档案法规、制度和档案业务知识，提高档案业务能力，对违反档案法规和管理制度的现象有协助督促本部门进行纠正之责；在档案业务方面，接受专职档案人员的业务指导；积极做好本部门的建设项目的文件材料、图纸的收集、积累和临时保管工作，按照归档制度要求定期或分阶段向综合档案室移交归档；积极配合协助综合档案室对有关文件材料形成者进行档案的监督、检查和指导。
    三、重点工程建设项目文件材料形成、积累和归档的要求
    1、综合档案室制定建设项目文件材料归档范围和保管期限表。
    2、归档文件材料必须完整、正确，保持档案的有机联系，反映建设项目的真实情况。
    3、归档文件材料必须要字迹清楚，图面整洁，签字手续完备，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。
    4、在招投标和签订合同、协议时应当明确文件材料形成的范围和编制要求，以及移交档案套数、时间、质量要求、违约责任。
    5、归档时必须有竣工图，图面要求清晰，应逐张加盖竣工图章。
    四、股份公司重点工程建设项目档案的检查验收
    1、竣工验收工作，应包括档案验收。在竣工验收前，建设单位设计单位、施工单位、工程监理部门应会同档案部门对建设项目的档案质量、竣工图的质量予以检查。
    2、参加统一组织的竣工验收活动。档案验收重点放在专项验收阶段，对重点工程建设项目档案的归档情况，写出验收意见。各建设、设计、施工等单位按验收改进意见在竣工验收前加以改进。竣工验收时，应在验收报告中写明档案管理情况和评价意见。
    五、股份公司公司重点工程建设项目档案的管理和利用
    1、建立健全档案的各项管理规章制度，规范各项档案业务知识。
    2、做好重点工程建设项目档案的保护工作，确保安全、完整。库房设施要符合档案要求，防范设施要齐全，实行档案管理现代
化。
    3、档案的案卷质量要符合国家标准《科学技术档案案卷构成
的一般要求》。
    4、重点工程建设档案项目资料应按需进行保密管理。
    5、开发利用档案工作，编制档案检索工具，及时有效地为领导决策提供档案信息。
    附表：建设项目文件材料归档范围和保管期限表

 

                                                  二○一二年九月十二日